L’émergence du bureau flexible dans le monde professionnel est une véritable révolution que plusieurs entreprises ont adoptée. Elle se présente comme une réponse adéquate permettant à celles-ci de mieux faire face aux besoins changeants dans le paysage du travail. Toutefois, certains professionnels n’ont pas encore cerné ce concept et les notions affiliées. Voici des éléments de réponse en guise de dictionnaire pour comprendre les termes essentiels du bureau flexible.
Coworking
Le coworking est une forme d’organisation du travail qui est basé sur le principe d’espace partagé. Il trouve son origine aux États-Unis avec pour principal objectif de proposer un cadre où plusieurs entrepreneurs se réunissent pour travailler. Les bureaux en coworking sont caractérisés par l’ambiance conviviale qui y règne, favorisant les échanges et les synergies. L’espace de coworking peut être un open space ou un bureau privatif en fonction de la disposition des locaux.
Les avantages du coworking sont essentiellement relatifs à la flexibilité, car les entreprises ne sont pas tenues de s’engager à long terme. Elles optent pour une location à l’heure, à la demi-journée ou la journée selon leurs besoins, ce qui permet d’économiser sur les coûts immobiliers. Comme inconvénient, il faut dire que ce concept ne convient que pour les professionnels ayant une activité dématérialisée.
Corpoworking
Encore appelée corporate coworking, cette notion consiste à mettre à la disposition des salariés d’une entreprise des cadres de travail adaptés. Le corpoworking se distingue du coworking dans le sens où les travailleurs occupant les locaux appartiennent à la même organisation. Les bureaux sont mis en place au sein du bâtiment afin de rentabiliser les mètres carrés inutilisés.
Ils peuvent accueillir les équipes, mais aussi les fournisseurs, les clients et d’autres entreprises, notamment les start-ups. Grâce à cette formule, les firmes créent de la diversité et améliorent la productivité des employés qui évoluent dans un cadre stimulant la créativité. Le corpoworking crée un écosystème dynamique et permet de briser la routine du quotidien.
Bureau Opéré
Le bureau opéré est un terme qui renvoie à un espace de travail indépendant entièrement dédié à une entreprise. Il donne lieu à un processus de gestion complète avec une panoplie de services tout compris (entretien, conciergerie, etc.). Autrement dit, les prestations et les charges sont incluses dans les frais de location et tout est prêt à l’emploi.
Le bureau opéré vous donne la possibilité d’avoir un cadre qui vous est réservé et susceptible d’être personnalisé à l’image de votre marque. Cette alternative à caractère privatif garantit une totale confidentialité et la simplicité administrative.
Contrat de Prestation de Service
Un contrat de prestation de service est un document qui établit les termes et conditions dans le contexte du bureau flexible. Il définit les bases de la relation entre le prestataire et l’entreprise qui envisage de louer un bureau en espace de coworking. Ce contrat précise la durée de l’engagement, notamment la période pendant laquelle les services sont valables. C’est un document qui mentionne également les prestations auxquelles la société a droit, outre l’accès aux espaces de travail.
Il peut s’agir des matériels de travail, des services administratifs ou d’autres éléments pertinents essentiels au bon fonctionnement des activités de la firme. Le contrat de prestation de services précise aussi les obligations en termes de sécurité et de confidentialité des données.
Sous-Location
Dans le cadre professionnel, la sous-location de bureau consiste, pour une entreprise, à louer ses locaux non utilisés à une autre organisation. C’est une alternative qui permet d’optimiser l’occupation des espaces grâce à la génération de revenus supplémentaires. Les entreprises pratiquant la sous-location ont la possibilité d’augmenter leur budget tout en bénéficiant d’interactions avec d’autres professionnels, gage de potentielles opportunités.
Toutefois, cette solution requiert quelques précautions parce qu’il faut définir clairement les limites d’occupation des espaces partagés. En vue de garantir une collaboration fluide, il est nécessaire de veiller aux protocoles de sécurité pour assurer la confidentialité. Les clauses du contrat doivent mentionner les responsabilités des parties impliquées pour maintenir un environnement de travail sain et harmonieux.
Dépôt de Garantie
Le Dépôt de Garantie est un terme qui apparaît généralement dans les contrats de location de bureau flexible. Cette notion a pour rôle de servir d’assurance contre les éventuels dommages aux équipements ou les manquements aux termes du contrat. L’entreprise qui loue les bureaux verse un montant et s’engage par la même occasion à prendre soin des infrastructures mises à sa disposition.
Elle veille à une utilisation responsable des locaux, mais elle n’est pas pour autant à l’abri de certains risques. Lorsque ces derniers surviennent, le dépôt de garantie va permettre au prestataire d’effectuer les réparations nécessaires. Toutefois, si l’entreprise veille à ce que les bureaux soient rendus dans l’état originel, alors elle bénéficie de la restitution des fonds versés.
Domiciliation d’entreprise
La Domiciliation d’entreprise relative au coworking permet aux sociétés de disposer d’une adresse professionnelle sans pour autant posséder de locaux physiques. C’est un terme courant dans la location d’espace de travail partagé, notamment pour les firmes qui n’ont pas un budget élevé. Elles peuvent avoir un siège social prestigieux pour leurs diverses opérations sans supporter un engagement logistique et financier.
Il faut rappeler que la domiciliation d’entreprise est une obligation pour toute firme afin d’obtenir son immatriculation. C’est donc une bonne alternative, une option économique qui permet de se conformer aux réglementations en vigueur. Les entreprises n’ont pas à investir dans l’achat d’un local dédié et bénéficient d’une grande flexibilité géographique.
